So einfach gehts
Wie wende ich die Leitfäden von HirePilot am besten an? Was muss ich bei der Durchführung der Gespräche beachten? Darf ich die Fragen anpassen?
Auf dieser Seite finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie die Leitfäden genau erstellen und worauf es sich bei der Vorbereitung, der Durchführung und der Auswertung des Gesprächs zu achten lohnt.
Erstellung des Leitfadens
Öffnen Sie den Leitfaden-Generator und füllen Sie die Eingabefelder aus. Grundsätzlich gilt: Je mehr Informationen Sie eingeben, desto besser und spezifischer werden die Fragen in ihrem Leitfaden. Die Informationen zum Unternehmen können Sie von der Internetseite Ihres Unternehmens kopieren. Bei der Benennung der Position sollte eine möglichst verbreitete Bezeichnung gewählt werden. Auf Basis der Informationen, die Sie in das Feld “Fachwissen” eintragen, werden fachliche Fragen erstellt. Bei der Position “Personalsachbearbeiter (m/w/d)” könnten das z.B. Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden sowie Voraussetzungen und Formen von Kündigungen sein. Mehr über die einzelnen Kompetenzen erfahren Sie hier. Wenn Sie eine Stellenanzeige für die zu besetzende Postion vorliegehen haben, macht es Sinn, diese hochzuladen. Kopieren Sie dafür den Text und fügen diesen in das Eingabefeld ein. Die Formatierung des Textes spielt keine Rolle. Nach dem Absenden des Formulars wird Ihnen der Leitfaden in wenigen Minuten per E-Mail zugesendet. Keinen Leitfaden erhalten? Überprüfen Sie auch Ihren Spam Ordner.
2. Vorbereitung des Gesprächs
Der Leitfaden wird Ihnen als Word-Dokument zugesendet. Laden Sie das Dokument herunter und öffnen Sie es. Machen Sie sich kurz mit dem Interviewleitfaden vertraut. Formulierungen, die Ihnen nicht gefallen, können Sie jederzeit ändern. Auch die einzelnen Abschnitte können Sie anpassen oder Informationen, die Sie nicht benötigen, löschen. Falls Ihnen bestimmte Fragen nicht gefallen, können Sie sich einen neuen Leitfaden generieren lassen und die Fragen, die Ihnen am besten gefallen, zusammenfügen. Nachdem Sie den Leitfaden überprüft haben, sollten Sie diesen an alle Kolleginnen und Kollegen schicken, die das Gespräch mit Ihnen führen. Sprechen Sie sich im Vorhinein ab, wer welchen Teil übernimmt. Falls das Gespräch vor Ort stattfindet, drucken Sie den Leitfaden am besten aus oder nutzen Sie ein Tablet. Der Inhalt des Leitfadens ist nicht für die Augen des Bewerbenden bestimmt.
3. Durchführung des Gesprächs
Alle Gespräche, die Sie für die gleiche Position führen, sollten möglichst identisch geführt werden. Nur dadurch wird die Vergleichbarkeit der Antworten sichergestellt. Der Leitfaden sieht insgesamt 6 Gesprächsabschnitte vor. Achten Sie darauf, den Bewerbenden während des ersten Abschnitts noch nicht zu bewerten. Die erste Bewertung erfolgt erst im zweiten Gesprächsabschnitt, der Vorstellung des Bewerbenden. Hören Sie aufmerkam zu und machen Sie sich ausführliche Notizen. Schätzen Sie dann auf einer Skala von 1 bis 5 die angegebenen Dimensionen (z.B. Organisation der Selbstvorstellung) ein. Berücksichtigen Sie hierfür die Definitionen der Dimensionen. Ihre Beurteilung sollten Sie erst am Ende des Abschnitts durch das Setzen des Kreuzes finalisieren. Im Anschluss folgt der dritte Gespärchsabschnitt. Dieser ist vordergründig dazu gedacht, offene Fragen zu klären. Achten Sie darauf, das Gespräch nicht in eine falsche Richtung abdriften zu lassen. Machen Sie sich auch hier wieder ausführliche Notizen und treffen Sie Ihre Einschätzung. Die standardisierten Fragen im vierten Gesprächsabschnitt stellen das Herzstück des Gesprächs dar. Idealerweise lesen Sie die Fragen im Gespräch vor. Falls Sie das nicht möchten, sollten Sie darauf achten, die Fragen in allen Gesprächen sehr ähnlich zu formulieren. Falls sich Bewerbende bei dem Verstehen einer Frage schwer tun, können Sie diese auch problemlos noch einmal vorlesen. Notieren Sie sich die Antworten und treffen Sie, bevor Sie die nächste Frage stellen, eine Beurteilung. Verwenden Sie hierfür die vorgegebenen Anker. Anker sind vordefinierte Kriterien bzw. spezifische Verhaltensweisen, die dazu dienen, die Antworten einer Person auf einer Skala bewerten zu können. Die Anker stellen Konsistenz und Objektivität im Bewertungsprozess sicher. Nachdem Sie das Kreuz an der passenden Stelle gesetzt haben, lesen Sie die nächste Frage vor. Bei der Überleitung zwischen den einzelnen Fragetypen können Sie diese nennen (z.B. Nun möchen wir Ihnen ein paar Situationsfragen stellen) oder die Fragetypen kurz erklären (z:B. Im Folgenden schildern wir Ihnen ein paar Situationen und fragen Sie dann, wie Sie reagieren würden). Notizen und Bewertungen sollten von allen Personen, die das Gespräch führen oder unternehmsseitig dabei sind, vorgenommen werden.
4. Auswertung des Gesprächs
Nachdem das Gespräch beendet und der Bewerbende verabschiedet wurde, sollte jeder für sich überprüfen, ob alle Bewertungen vorgenommen wurden. Es ist wichtig, dass jeder die Bewertungen für sich trifft und nicht durch die Meinung anderer beeinflusst wird. Anschließend sollten alle Beurteilungen pro Frage gemittelt und die gemittelten Werte in eine der Tabellen am Ende des Leitfadens eingetragen werden. Wenn z.B. das Gespräch zu zweit geführt wurde und Person A bei der ersten Beurteilung “Organisation der Selbstvorstellung” eine 2 angekreut hat und Person B eine 4, wird in der Tabelle am Ende des Leitfadens in der Zeile “Organisation” eine 3 eingetragen. Nachdem alle gemittelten (bzw. wenn das Gespräch alleine geführt wurde alle angekreuzten) Werte in die Tabelle eingetragen wurden, kann die Gesamtpunktzahl des Bewerbenden durch Addition berechnet werden. Je höher die Gesamtpunktzahl, desto höher ist die Eignung für die zu besetzende Stelle. Die Punktzahl der einzelnen Bewerbenden kann miteinander verglichen werden, um zu einer Entscheidung zu kommen.
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